Acheter une nouvelle technologie ? Prenez votre temps, obtenez un consensus, disent les experts

L’achat d’une nouvelle technologie ne devrait jamais être une décision précipitée. William Lindus, directeur des opérations chez IT Guru, une entreprise dédiée aux technologies de l'information (TI) vétérinaires, a déjà vu cela se produire, avec des conséquences malheureuses.

Un de ses clients a acheté un nouvel équipement de laboratoire de diagnostic. Cependant, Lindus ne l'a pas découvert jusqu'à ce qu'on lui demande de l'installer. Lorsque le propriétaire avait effectué l'achat par l'intermédiaire du vendeur, il aurait dû également acheter des intégrateurs et du matériel en même temps, mais il n'y a pas pensé.

"Ils avaient donc un porte-manteau de 10 000 $ jusqu'à ce qu'un nouvel équipement arrive", a-t-il déclaré. "Ils ont perdu du temps à utiliser l'appareil et à rentabiliser leur investissement."

Lindus et Andy Jonardi, fondateur de Pet-IT, une entreprise de conseil informatique basée au Texas et spécialisée dans les pratiques vétérinaires, ont présenté le webinaire Axon, « Talking Tech With Your IT Team », publié fin juillet. Ils ont discuté de ce que les gestionnaires de cabinet et autres doivent savoir pour naviguer dans le paysage technologique et comment intégrer les nouvelles technologies dans un cabinet vétérinaire.

Dans une interview avec AVMA News, Lindus a déclaré : « Il y a toute cette nouvelle technologie et tout cela semble tellement écrasant – comme s'il me manquait une pièce, j'étais en retard – et ce n'est pas le cas.

Il reconnaît qu'il peut être difficile de revenir d'un congrès avec des informations provenant de nombreux fournisseurs sur leurs produits. Lindus dit que la première question à poser est : « Qu'est-ce que cela fait ?

"Parfois, cela peut résoudre un problème, mais la réponse ne devrait pas être : 'Une personne présente à ce stand m'a dit que cela résoudrait XYZ'", a-t-il déclaré. "Ce sont tous de bons produits, mais ils ne conviennent pas tous à chaque pratique."

Prenons par exemple les systèmes de gestion de cabinet. Devrait-il être facile pour le personnel d’apprendre quelque chose de élaboré et personnalisable ? Doit-il être hébergé dans le cloud ou sur un serveur interne ?

Les capacités physiques peuvent également être prises en compte pour certains matériels. S'il s'agit d'un gros équipement, le cabinet a-t-il des besoins en énergie appropriés pour l'adapter ? Y a-t-il de l'espace pour l'équipement et tout équipement associé, tel qu'un système de refroidissement pour rayons X et imagerie ?

Le timing est également un facteur important lors de l’achat d’une nouvelle technologie. Lindus recommande que le moment idéal soit lorsque l'ancienne technologie approche de la fin de son cycle de vie pour réfléchir aux nouvelles fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin.

Lindus demandera à ses clients d'élaborer un plan sur un, deux et cinq ans, puis de le diviser en trimestres. Combien de temps faut-il y consacrer ? Quel est votre besoin le plus immédiat auquel la nouvelle technologie pourrait répondre ?

"Une autre chose que vous pouvez commencer à faire est d'examiner comment les différentes intégrations et outils que vous souhaitez acheter et utiliser pourraient fonctionner dans l'environnement cloud", a-t-il déclaré. "Disons que vous souhaitez qu'une intégration de pharmacie ou un tableau intelligent joue avec votre environnement mais qu'ils ne fonctionnent pas avec votre serveur sur site, vous devez donc commencer à créer des listes de contrôle et à les enregistrer."

Lindus conseille d'impliquer les membres du personnel et les partenaires dès le début du processus de prise de décision. Souvent, lorsqu’il travaille dans des cabinets vétérinaires, il constate que les propriétaires ou les gestionnaires de cabinet ont l’impression qu’ils doivent être des experts en tout.

"C'est un honneur de porter plusieurs chapeaux, mais la vérité est qu'il y a un moment où vous devez vous fier à la compréhension d'une autre personne sur des choses qui ne relèvent pas de votre expertise", a-t-il déclaré.

Faire appel au propriétaire du cabinet, au responsable du cabinet, à une personne en charge des finances, aux chefs d'équipe et à l'équipe informatique leur permet de voir comment le nouvel achat affectera leur domaine et de poser des questions.

Certaines questions à poser au vendeur peuvent être :

Jonardi a souligné l'importance de demander des références aux fournisseurs, de préférence aux clients qui utilisent l'équipement ou le logiciel depuis un certain temps. C'est parce qu'ils vivent des problèmes quotidiens et qu'ils ont probablement les mêmes questions que vous pourriez avoir maintenant.

Lorsque la nouvelle technologie arrive, selon son niveau de technicité et d'exhaustivité, il est judicieux de consacrer du temps à la formation du personnel.